Il portale online dell'Università di Burgos è diventato il punto di accesso digitale per praticamente tutte le procedure relative all'istituzione: dalla presentazione delle domande alla ricezione delle comunicazioni ufficiali. Se fate parte della comunità universitaria o siete cittadini che necessitano di contattare l'Università di Burgos, questo portale è il canale online che vi evita spostamenti e lunghe code.
Questa guida fornisce una spiegazione chiara, dettagliata e passo passo del funzionamento del portale online dell'UBU, delle procedure che è possibile eseguire, dei requisiti necessari per l'identificazione o la firma dei documenti e degli strumenti interni utilizzati dall'università per la gestione di file e documenti. Vengono inoltre illustrate le alternative disponibili nel caso in cui non si disponga ancora di un certificato digitale o se, in qualità di studente, si desidera utilizzare l'autenticazione a due fattori.
Qual è la sede centrale elettronica dell'Università di Burgos?
La sede elettronica dell'UBU è il sito web ufficiale attraverso il quale l'Università di Burgos comunica elettronicamente con studenti, personale e pubblico in generale. È, in un certo senso, la versione digitale degli uffici di immatricolazione e di servizio al pubblico, ma accessibile 24 ore su 24 da qualsiasi luogo con una connessione internet.
Attraverso questo portale, accessibile all'indirizzo https://sede.ubu.es , è possibile esercitare i propri diritti di accesso alle informazioni, ai servizi e alle procedure elettroniche offerti dall'Università di Burgos. Tutto quanto effettuato tramite questo canale ha lo stesso valore legale come se fosse stato fatto di persona, a condizione che siano soddisfatti i requisiti di identificazione e firma previsti dalla legge.
Questa piattaforma è pensata per tutti i gruppi legati all'UBU : studenti, personale amministrativo e di servizio (PAS), personale docente e di ricerca (PDI) e anche per persone esterne all'università, come fornitori, enti collaboratori o qualsiasi cittadino che necessiti di presentare documentazione o avviare una pratica.
La sede elettronica è stata creata in ottemperanza alle leggi n. 39/2015 e n. 40/2015, del 1° ottobre , che disciplinano la procedura amministrativa comune e il quadro giuridico del settore pubblico. Tali leggi impongono alle pubbliche amministrazioni di offrire canali elettronici affinché i cittadini possano interagire con esse per via elettronica e con piena validità legale.
Cosa puoi fare sulla sede elettronica UBU
Il portale online dell'Università di Burgos offre una vasta gamma di procedure amministrative , pensate per eliminare la necessità di recarsi fisicamente presso gli uffici. Tutto ciò che avviene tramite questa piattaforma è ufficiale e integrato nei sistemi di gestione interni dell'università.
Tra le principali attività che puoi svolgere ci sono le seguenti:
- Presentazione della documentazione tramite registrazione elettronica: caricare documenti, domande o allegati affinché vengano ufficialmente registrati presso l'UBU.
- Avvio di procedure amministrativeAd esempio, domande di borsa di studio, ricorsi, reclami, procedure accademiche o amministrative secondo le procedure pubblicate sul sito web.
- Controlla lo stato dei tuoi fileMonitoraggio online dell'avanzamento di ogni procedura, della fase in cui ci si trova o dell'eventuale documentazione mancante.
- Ricezione di notifiche elettronicheComunicazioni formali dell'università che ti giungono tramite la sede centrale stessa, con tutte le garanzie di legge.
- Presentazione di nuova documentazione ai file esistenti: incorporare file o correggere requisiti senza dover accedere a un registro fisico.
Questo intero ecosistema digitale consente un'amministrazione più accessibile, efficiente e trasparente . Da qualsiasi computer o dispositivo con connessione internet, e in qualsiasi momento, è possibile gestire gran parte delle interazioni amministrative con l'Università di Burgos (UBU), il che è particolarmente utile se si vive fuori Burgos o si ha un'agenda fitta di impegni.
Inoltre, la struttura del sito web raggruppa i vari servizi in sezioni molto chiare, in modo da poter trovare facilmente la procedura necessaria. Più avanti, vedremo il ruolo del registro elettronico, del catalogo delle procedure e della sezione "La mia cartella" , elementi fondamentali per orientarsi in questo ambiente.
Link di accesso e strumenti correlati: sede centrale, sistema di elaborazione e piattaforma di firma digitale
Il principale punto di accesso all'amministrazione elettronica dell'UBU è la sede online ufficiale , ma attorno ad essa sono sviluppati altri strumenti specifici che consentono l'elaborazione interna e la firma dei documenti.
Ecco i link fondamentali che dovresti conoscere:
- Sede centrale elettronica UBU: https://sede.ubu.esÈ il sito web in cui vengono pubblicate le procedure, si accede al registro elettronico e si gestiscono fascicoli e notifiche.
- Processore di case Tangram Go: https://et.ubu.esÈ lo strumento interno per gestire il ciclo di vita dei record, utilizzato dal personale universitario per elaborare e risolvere le richieste.
- Piattaforma di firma elettronica: https://portafirmas.ubu.esÈ l'applicazione in cui i responsabili firmano digitalmente documenti e delibere, integrata con la sede centrale e con il processore.
All'interno dell'ufficio, la gestione documentale si basa su due pilastri tecnici fondamentali: il sistema di gestione dei casi Tangram Go , che organizza e velocizza le procedure, e il repository documentale Alfresco , che archivia in modo sicuro i documenti elettronici. Questi sistemi comunicano tra loro, garantendo che tutto ciò che viene inviato tramite l'ufficio sia referenziato e disponibile durante l'intero processo.
Per completare il processo, UBU dispone di una piattaforma integrata per la firma digitale aziendale sia presso la propria sede centrale che in Tangram Go. Grazie a questa piattaforma, le persone autorizzate possono firmare elettronicamente documenti, delibere e comunicazioni con validità legale e senza bisogno di carta, il che semplifica notevolmente l'intero processo.
Amministrazione elettronica presso l'UBU: struttura della sede centrale
Il sistema di amministrazione online dell'Università di Burgos è progettato per essere intuitivo per tutti gli utenti. Il sito web presenta diverse sezioni principali che contengono la maggior parte delle funzionalità: la homepage, il catalogo delle procedure, il registro elettronico e l'area personale "La mia cartella".
La pagina iniziale del sito web illustra i principi di funzionamento di base , le normative applicabili e le modalità di accesso alle diverse sezioni. Da lì, è possibile accedere ai servizi di registrazione, alle informazioni sui documenti e a un elenco delle procedure che possono essere svolte online.
L'Università di Burgos (UBU) promuove anche la formazione su questi servizi. Un esempio è il corso di formazione progettato per insegnare agli utenti come utilizzare il portale online per gestire le procedure e come utilizzare la piattaforma di firma digitale aziendale dell'università. Il contenuto del corso include un'introduzione generale all'e-amministrazione presso l'UBU, i dettagli delle sezioni del portale, il funzionamento del registro elettronico, il catalogo delle procedure e la sezione "La mia cartella".
Questo stesso corso di formazione affronta anche il rapporto tra il sistema di e-government dell'UBU e le altre amministrazioni pubbliche , illustrando strumenti statali come il Registro Elettronico Generale (REG dell'AGE) e la Cartella del Cittadino, e dedicando una sezione specifica alla piattaforma di firma digitale e ai suoi diversi utilizzi. Tra i formatori responsabili di queste attività figurano, ad esempio, José Antonio López López e Pilar González Maeso , che gestiscono la piattaforma di e-government dell'UBU.
Per quanto riguarda il calendario, una di queste sessioni si è tenuta l' 8 marzo, dalle 10:00 alle 12:00 , in formato completamente online, il che facilita al personale e agli utenti la familiarizzazione con la sede centrale senza dover frequentare fisicamente alcuna aula.
Registrazione elettronica: invia i documenti senza spostarti
Una delle caratteristiche principali dell'ufficio è il registro elettronico , uno strumento che consente di presentare documenti e domande con piena validità legale. Funziona come il registro cartaceo tradizionale, ma in formato digitale, e registra la data, l'ora e il contenuto della presentazione.
Tramite il registro elettronico, è possibile inviare documenti e altro materiale all'Università di Burgos, sia che siate studenti, membri del personale o soggetti esterni. Questo registro genera una registrazione elettronica e una prova di invio, che potete conservare come documentazione, particolarmente utile per attestare il rispetto delle scadenze.
Per utilizzare il servizio, l'UBU raccomanda di accedere al sito web, individuare la procedura specifica che si desidera avviare o il modulo corrispondente e, una volta lì, autenticarsi con il sistema di identificazione a disposizione (certificato digitale, carta d'identità elettronica, sistemi specifici per studenti, ecc.). Questa autenticazione è fondamentale per collegare l'invio alla propria identità e garantire la sicurezza legale della procedura.
Se preferite, o se la procedura lo consente, avete sempre la possibilità di presentare la documentazione di persona presso qualsiasi ufficio riconosciuto dall'articolo 16.4 della Legge 39/2015 (ad esempio, uffici postali con registri amministrativi, altri uffici della pubblica amministrazione, ecc.). L'università stessa ci ricorda che questi canali di persona restano validi per coloro che non desiderano o non possono utilizzare il metodo elettronico.
Catalogo delle procedure e sezione "La mia cartella"
All'interno del portale online, troverete un catalogo di procedure che funge da indice di tutti i processi che possono essere completati online. Ogni procedura include informazioni su chi può avviarla, la documentazione richiesta, le normative applicabili e il modulo o la domanda da compilare.
Questo catalogo è organizzato per argomento o area (accademica, amministrativa, del personale, ecc.), in modo da poter trovare facilmente la procedura che si sta cercando. Una volta selezionata una procedura, il sistema guida l'utente attraverso i passaggi necessari: dalla compilazione del modulo alla firma e alla registrazione della domanda.
Un'altra sezione essenziale è l'area personale chiamata "La mia cartella" . Questa sezione funziona come uno spazio privato in cui è possibile visualizzare:
- I casi in cui sei parte interessata, con dettagli sulle sue condizioni e sulle azioni intraprese.
- Notifiche elettroniche non lette e la cronologia di quelli che hai già aperto.
- La documentazione presentata in diverse procedure, nonché le ricevute di registrazione.
"La mia cartella" è, in pratica, il pannello di controllo da cui è possibile monitorare lo stato di avanzamento delle proprie domande di ammissione all'università senza dover telefonare o scrivere per chiedere informazioni. Centralizzando tutte le informazioni, aumentano la trasparenza e la comodità per tutti gli utenti.
Amministrazione elettronica nelle altre Pubbliche Amministrazioni
Sebbene questa guida si concentri sul portale online dell'UBU, è importante comprendere che esso fa parte di un più ampio ecosistema di e-government in Spagna. Molti degli strumenti e dei concetti utilizzati presso l'università sono simili a quelli impiegati da altri enti governativi.
Il corso di formazione offerto dall'Università di Burgos (UBU) illustra, ad esempio, il funzionamento del REG (Registro Generale dell'Amministrazione Statale) , un registro comune che consente l'invio di documenti a diverse agenzie statali. Questa panoramica aiuta a comprendere come i registri elettronici dei diversi enti siano interconnessi.
Il documento tratta anche dell'utilizzo della Cartella del Cittadino , che funge da punto di accesso generale per i cittadini alle informazioni e alle procedure che li riguardano presso l'Amministrazione Generale dello Stato e altri enti affiliati. Attraverso di essa, gli utenti possono consultare fascicoli, dati personali amministrativi e notifiche, in modo simile a quanto offerto da "La mia cartella" nel contesto specifico dell'Università di Burgos (UBU).
Conoscere questi strumenti al di fuori dell'università è utile perché molte persone che interagiscono con l'UBU interagiscono anche con altre amministrazioni, e quindi possono sfruttare competenze digitali comuni in entrambi gli ambienti.
La piattaforma di firma elettronica UBU: come usarla e a cosa serve
La piattaforma di firma elettronica dell'Università di Burgos è un elemento chiave nella completa digitalizzazione delle procedure. Si tratta di uno strumento che consente ai funzionari dell'UBU di rivedere e firmare elettronicamente documenti e delibere senza bisogno di stamparli.
Questa piattaforma di firma digitale è integrata con l' ufficio elettronico e il sistema di gestione dei casi Tangram Go . In pratica, quando un caso raggiunge la fase in cui è richiesta una firma (ad esempio, una borsa di studio, un certificato o una risposta a un ricorso), il documento viene inviato alla casella di posta della piattaforma di firma digitale della persona responsabile, che può convalidarlo e firmarlo con il proprio certificato digitale o altri meccanismi autorizzati.
Le sessioni di formazione illustrano le diverse sezioni della piattaforma di firma digitale (posta in arrivo, firme in sospeso, firmate, rifiutate, ecc.) e i diversi utilizzi possibili: firma di documenti interni, firma di notifiche da inoltrare alla sede centrale, convalida di report, e altro ancora.
Grazie a questo sistema, i tempi di elaborazione si riducono significativamente e si diminuisce il consumo di carta. Inoltre, è garantita la tracciabilità di ogni firma , poiché viene registrato chi firma, quando firma e su quale documento specifico, offrendo così certezza giuridica e trasparenza.
Forme di identificazione e firma: certificato digitale, carta d'identità elettronica e alternative
Per utilizzare appieno il portale online, nella maggior parte dei casi è necessario un documento d'identità elettronico valido e, per molte procedure, la possibilità di apporre una firma elettronica. L'Università di Burgos (UBU) distingue chiaramente tra chi è già in possesso di un certificato digitale e chi non lo è.
Se possiedi già un certificato digitale riconosciuto , puoi utilizzarlo direttamente per accedere al sito web e firmare le tue domande. Tra i certificati validi rientrano quelli rilasciati dalla Zecca Reale Spagnola (FNMT) e il certificato incorporato nella tua carta d'identità elettronica (DNIe) . Entrambi ti consentono di identificarti sul sito web e di apporre la tua firma elettronica sui documenti quando richiesto.
Se non possiedi ancora un certificato digitale, l'università ti consiglia di richiederlo perché, a medio termine, faciliterà notevolmente le tue interazioni con qualsiasi ente governativo , non solo con l'Università di Burgos (UBU). La procedura generale per ottenerlo si articola solitamente in tre semplici passaggi: presentare la domanda, verificare la propria identità presso un ufficio anagrafe e scaricarlo sul proprio computer dopo la verifica.
Oltre al certificato, alcuni tipi di firma elettronica potrebbero richiedere l'installazione di applicazioni specifiche, come Autofirma , il programma sviluppato dalla Direzione Generale dello Stato spagnola per la firma elettronica di documenti tramite browser web o computer. L'Università di Burgos (UBU) ne raccomanda l'installazione quando il tipo di firma lo richiede, soprattutto se si firmano file PDF o altri file con funzionalità avanzate.
Come ottenere e utilizzare un certificato digitale passo dopo passo
L'Università di Burgos (UBU) raccomanda a coloro che non sono in possesso di un certificato digitale di ottenerne uno in modo rapido , sicuro e semplice per poter usufruire appieno dell'iscrizione elettronica e delle procedure online. Il processo in genere segue questa struttura:
- Domanda di certificato digitaleAccedete al sito web del fornitore (ad esempio, FNMT) e richiedete un certificato a vostro nome. Il sistema vi fornirà un codice di richiesta che dovrete conservare.
- Prova di identitàCon quel codice e il tuo documento di identità, vai a un ufficio di registrazione autorizzatoL'UBU stessa ha un ufficio dove è possibile ottenere questo accreditamento: il Ufficio di registrazione UBU nell'edificio dei servizi centraliÈ possibile rivolgersi anche ad altri uffici di registrazione riconosciuti.
- Scarica e installa il certificatoUna volta verificata la tua identità, potrai scarica il certificato dal sito web del fornitore, solitamente sullo stesso computer da cui è stata effettuata la richiesta iniziale, per garantire la sicurezza.
- Utilizzo del certificato sulla sede elettronicaCon il certificato già installato nel tuo browser o nell'archivio certificati, sarai in grado di Identificarsi e firmare presso la sede centrale Nessun problema, utilizzando il registro elettronico e il resto dei servizi che richiedono una firma.
Una volta che il tuo certificato sarà attivo e funzionante, l'utilizzo del registro elettronico dell'UBU diventerà molto più semplice : potrai inviare documenti, allegare documentazione firmata, rispondere alle richieste e completare le procedure interamente da casa.
Autenticazione a doppio fattore per gli studenti UBU
L'Università di Burgos ha implementato un sistema specifico pensato per gli studenti: l'autenticazione a due fattori , nota come DF Signature . Questo meccanismo consente agli studenti di firmare domande e documenti sulla piattaforma elettronica senza bisogno di un certificato digitale o di utilizzare Autofirma.
La logica è simile ad altri sistemi di autenticazione a due fattori già utilizzati nell'online banking o nei servizi digitali: combina qualcosa che l'utente conosce (le proprie credenziali di accesso) con qualcosa che riceve tramite un canale aggiuntivo, come un codice monouso inviato via e-mail. Questo aggiunge un ulteriore livello di sicurezza alla firma.
Per utilizzare DF Signature, gli studenti devono innanzitutto registrare un indirizzo email alternativo , diverso dal proprio account istituzionale UBU. I codici di verifica necessari verranno inviati a questo indirizzo ogni volta che lo studente firmerà una domanda o un documento utilizzando questo sistema di autenticazione a due fattori.
L'università fornisce agli studenti un link a istruzioni dettagliate e a un video esplicativo che illustra come registrare questo indirizzo email aggiuntivo e come utilizzare la firma digitale nella pratica. In questo modo, anche chi non possiede un certificato digitale può continuare a sbrigare le pratiche online senza doversi recare fisicamente presso gli uffici.
Alternativa in presenza: verbali dell'articolo 16.4 della Legge 39/2015
Sebbene l'Università di Burgos (UBU) promuova fortemente l'utilizzo della sua piattaforma online, riconosce che non tutti hanno familiarità con gli strumenti digitali o potrebbero incontrare difficoltà tecnologiche. Pertanto, ricorda esplicitamente agli utenti che è comunque possibile svolgere le procedure di persona.
L'articolo 16.4 della legge 39/2015 stabilisce i registri presso i quali possono essere depositati i documenti indirizzati a qualsiasi pubblica amministrazione. Tra questi rientrano, ad esempio, gli uffici di assistenza anagrafica, gli uffici postali con servizi di registrazione amministrativa, le missioni diplomatiche e altri punti di registrazione riconosciuti, sia elettronici che fisici.
L'Università di Burgos precisa che è possibile recarsi di persona presso uno qualsiasi di questi uffici qualora si preferisca non utilizzare la piattaforma online o in caso di problemi con il certificato, la firma o l'accesso a Internet. In questo modo si garantisce che nessuno venga escluso dall'interazione con l'amministrazione per mancanza di mezzi elettronici.
Tuttavia, anche se mantenete l'opzione di incontro di persona come risorsa, familiarizzare con l'ufficio elettronico vi permetterà di risparmiare tempo e di essere più flessibili , evitando spostamenti e adattando le procedure ai vostri impegni.
Progetti e contesto: UBU come motore di innovazione
La promozione dell'e-government presso l'Università di Burgos si inserisce in un più ampio impegno per l'innovazione e la digitalizzazione all'interno dell'istituzione e della comunità circostante. Un esempio lampante è rappresentato dal fatto che l'Università di Burgos ospita un incubatore d'impresa per l'idrogeno verde ed è anche sede della cosiddetta Hydrogen Valley di Castiglia e León.
Questo progetto, promosso congiuntamente dal Comune di Burgos, dall'Università di Burgos (UBU), dalla Camera di Commercio e dalla Fondazione Caja de Burgos, mira a posizionare la città come leader nazionale nel settore dell'idrogeno verde e delle tecnologie correlate. La collaborazione tra l'università, l'amministrazione locale e il settore imprenditoriale dimostra come l'UBU agisca da motore di trasformazione economica e sociale.
In questo contesto, disporre di una solida sede centrale elettronica, di un efficiente sistema di amministrazione digitale e di strumenti come piattaforme di firma digitale o sistemi di gestione dei casi non è solo una questione di comodità: diventa un requisito fondamentale per la gestione di progetti complessi , rapporti con le aziende, richieste di aiuto e tutta la burocrazia legata all'innovazione.
Il portale online dell'Università di Burgos è molto più di un semplice sito web per le procedure amministrative; è il fulcro della relazione digitale tra l'istituzione, la sua comunità universitaria e il pubblico. Consente agli utenti di inviare documenti tramite la segreteria, avviare procedure, consultare fascicoli, ricevere notifiche, firmare elettronicamente e coordinarsi con altri enti governativi, il tutto supportato da strumenti come Tangram Go, Alfresco, la piattaforma per la firma elettronica, e sistemi di firma come i certificati digitali e DF Signature per gli studenti. Sfruttare questa piattaforma significa acquisire autonomia, risparmiare tempo e garantire la certezza giuridica in ogni interazione con l'Università di Burgos.